一斉メール配信の注意点!

メーリングリストが強力なビジネスツール

メーリングリストを使った一斉メール配信は、ビジネスやプロジェクトを運営する上で重要なITツールです。SNSを用いたコミュニケーションもありますが、表示できる情報量に限界があります。メンバー全員で理解しなければならない仕様や注意事項などを周知するためには、今でもメール配信が主流です。
メール配信は、ノートパソコンやタブレットなど、社内システムにアクセスできるネットワーク環境があれば、例えば移動中や自宅からでもメールを受け取ることができます。しかし便利な反面、注意点がいくつかあります。まずメーリングリストのメンバーが適切かどうかです。進行中のプロジェクトの詳細が、退職者やプロジェクトを外れた人へ配信されてしまったらどうなるでしょうか。

こまめなメーリングリストのメンテナンスを実施

メーリングリストのメンバーの管理はとても重要です。メーリングリストの管理者が、新規メンバーや退職者を把握し、こまめにメールシステムのメンテナンスを実施する必要があります。取り扱う情報の機密度からも、レベル分けすることも大切です。退職者が、悪意を持ってプロジェクトのメールを別の掲示板へ転載する事態は避けなければなりません。
また、機密の漏えいリスクの観点からも、カフェや電車の車内など不特定多数の人が集まる場所では、メーリングリストを開かないことも重要です。配信されたメールをプリントアウトした印刷物から、大切な情報が流出したケースもあります。プリントアウトは極力少なくして、どうしても印刷しなければならない場合に限定するべきです。そして使用後は、シュレッダーなどで適切に廃棄する必要があります。